絶対に実行したい賢い8つのメール術
メールによる対応マナーは、新しいビジネス作法として必須になってきています。ここではビジネスマンが相手から良い条件を引き出すためのメールの書き方テクニックを8つ紹介したいと思います。すぐに実践で使えるテクニックばかりです。
その1：すぐに返信する
ビジネス上のメールのやり取りは、どんなに忙しくても24 時間以内に対応しなくてはいけません。
これは輸入中古車関連のネットショップのメール対応の事例ですが、商品に関する問い合わせメールをお客様から頂き、糾時間以内にスタッフが返宿すると、約7割のお客様が次の間い合わせ、もしくは購入に結びついてくれるそうです。
しかし、24時間が過ぎて対応に1日以上の間隔を空けてしまうと、メールを返信しても2割ぐらいのお客様しか反応してくれず、購入に結びつけることは難しくなってしまうそうです。
メールは相手に気兼ねなく問い合わせができるメリットがある半面、反応がないとすぐに気移りしてしまう弱点もあります。このようにメールでの問い合わせは、熱しやすく冷めやすい性質があるので、できるだけ早いレスポンスで対応することを心がけるのが大切です。
また、対応が早いことをアピールすれば、同時に仕事のフットワークの良さを相手側に印象づけることができますので、外出先でも携帯電話等でメールがチェックできる態勢はとっておくことが必要だと思います。
ただ、最近ではスマートフォンの普及で、パソコンのメールでも気軽に屋外で受信できる環境が整ってきている状況ではあります。ウェブの閲覧やデータの受け取りなど、今後はさらにスピードが求められてくる時代になっていくと思いますので、競合他社に差をつけるためにも、できるだけ早い返信は心がけた方がいいと思います。
その2：文章をまとめる
ビジネス上で話が長い人が嫌われるように、メールでも長文は敬遠されてしまいます。
特に文章は長く書けば書くほど、何が言いたいのか分からなくなってしまう傾向があるので、できるだけ短く文章を書く習慣は身につけておいた方がいいでしょう。
小説や手紙ではないので、もったいぶらずにすぐに本題に入り、用件だけをスマートに伝えるメールを書く方が、相手にアクションを起こさせやすくなります。
その3：むやみに行間を空けない
メールを書く際に行間をやたら空けたがる人がいます。ひど酷いメールだと1 行ずつ行間を空けてくる文章もあり、大変読みづらい上に間の抜けたレイアウトになってしまうため、読み手に対して内容が薄い印象を与えてしまいます。
メールマガジンのような長文を読ませるのであれば行間を空ける方が読みやすいですが、ビジネス上で使うメールのやり取りであれば、むやみに行間を空けて書くことは控えるようにした方がいいでしょう。
よほどの場面展開がない限り、行間は詰めて執筆し、1つのメール文章でも、せいぜい2～4 カ所くらいの行間の空きで抑えるのがベストと言えます。
その4：引用部分を効果的に使う
相手のメールを引用して、伝えたいことを端的にまとめるテクニックを身につけるようにしましょう。メールの引用部分を活用すると、回答が短くても丁寧な文章だという印象を相手に与えることができます。また、
自分がメールで質問する際も、引用して欲しい文面を意識して書くようにすると、相手の回答を導きやすいメールになります。
その5：顔文字は使わない
顔文字は執筆者の感情を伝えやすく、表現的に誤解を招きそうな文面でも、顔文字を入れると和やかになります。しかし、ビジネス上でやり取りする企画書や報告書で顔文字を書くことが許されないのであれば、やはり仕事で使うメールでも顔文字を挿入することはマナー違反ということになります。
「メールだから許される」のではなく、ビジネス文書として許されるのか、許されないのか、そのような視点でメールでの言葉遣いや、顔文字については考えていかなくてはいけません。
また顔文字が挿入されたメールは全体的に軽い印象を与えてしまい、全ての読み手が好印象を持つ文章になるとは限りません。
「顔文字を使わないと、相手に文章の意図が伝わるかどうか不安だ」携帯メールのやり取りに慣れている人の中には、そう思う人もいるかもしれませんが、数年前までは顔文字を使わなくても相手に文意が伝わっていたのですから、そんなに心配することはないと思います。文章はあなたが思っている以上に、相手にしっかり伝わっているものなのです。
その6：相手の行動目的を明確にする
メールを読み終わった相手に対して、どのような行動をして欲しいか、しっかりと明記するようにしましょう。
「お返事を頂ければ幸いです」「どのように対応すればよいのか具体的な指示をください」「明日、詳しいお話をお電話でさせて頂きます」このように文末ではメールを送信した「目的」を必ず明記し、相手にアクションを起こしてもらうような文面で締めるようにしましょう。
その7：必ず読み直しをする
書いたメールは必ず読み直しをすることを習慣づけましょう。一度送信してしまった文章はどんなことがあっても訂正することはできません。
特に急いで書いたメールであればあるほど、誤字脱字や誤解を招くような表現を多用しているケースが多いので、必ず送信前にメールをチェックすることをお勧めします。
その8：送信前に件名を確認する
最近はスパムメールが氾濫していることもあり、件名が無題だと迷惑メール扱いされて、相手に届かないケースが増えてきました。
必ずメールの件名には、具体的な用件を記載するようにしましょう。また、件名と一緒に会社名と名前を記載したり、「重要」「お詫び」等のチェックが入りやすいキーワードを入れたりすることで、受信者側に読み飛ばされない工夫を凝らす必要があります。
メールが開封されるか、されないかは内容ではなく件名で決まります。新規の取引先に対してのアプローチメールや、お客様に向けて送信するメールを作成する場合は、件名の作成には細心の注意を払うようにしましょう。
英語がわからなくても海外とmailで連絡がとれる
Gmailは電子メールなのだから、送る距離に関係なく無料で瞬時にメッセージやファイルのやり取りができる。
しかしそれには、ささやかながら外国語を習得する必要を感じるかもしれない。しかGoogle のサービス「チーズフォンデュ」自動細訳機能を利用すれば、海外の相手と外国語でコミュニケーションを図ることができる。
実際にGmailGoogle 言語ツールを絡ませるのはすぐできる。現時点で英語→日本語、日本語→英語の禰訳が可能だ。英文を送信する例は下記のようになる。Google 言語ツールを開き、テキスト翻訳棚にメールの本文を入力する。このとき、文体はあまり凝った表現を使わず、平たんであったほうが長い
。書き終わったら、プルダウンから禰訳の種類を選ぶ。ここでは［日本語から英語へ］を選択して［細訳】をクリック。ページが切り替わり、原文と自動欄訳されたテキストが並んで表示される。ここでさらに修正したり、他の言語に翻訳することもできる。翻訳されたテキストを見て、漢字などがそのまま表記されていないか（翻訳不可の単語もある）を確認したら、英文テキストをコピー。別のウィンドウでGmailを開き、メールを新規作成して本文にコピーした英文をペーストしよう。逆に、［英語から日本語へ］を利用すれば、受信した美文も日本語に翻訳して読むことができるわけだ。
Gmailをメーラーで受信する
Gmailアカウントに届いたメールを、Outlook Express で受信するための設定はとても簡単。あらかじめGoogle が設定ツールを用意している。設定する前に、あらかじめサポートページからGmailconfig.exeをダウンロードしておく。Gmailの［設定］→［メール転送とPOP設定］→［POPダウンロード］から、どちらかの［ POP を有効にする］にチェックを付ける。ダウンロードした設定ツール［Gmailconfig.exe ］を実行するだけで、Outlook Express でGmailを送受信するためのすべての準備は整ってしまう。Outlook Express の［ツール］→［アカウント］を開いて設定を確認してみよう。アカウント欄に、［＠gmal.com］が使用可能な接続として追加されているはず。
また、何らかの理由でOutlook Expressでの受信が不要になった場合は、アヵウントを削除せず、Gmailアカウントを選択して［プロパティ］を開き、［メール受信時および同時期にこのアカウントを含める］のチェックを外しておけば良い。これでOutlook ExpressでのGmailアカウントの受信は行われない。何より手軽に行えるのが、Outlook Expressユーザーにはありがたい。確かにPOP メーラーを使えば、いつでもどこでもメールは読み直せるのだ。オフラインでもメールが読みたいのなら、POP メーラーを使うのも良い。
すでにGmailは他ドメインを利用した差出人の変更もできる。メーラーをGmailしか利用しないとしても、不便は殆どなくなってきている。また、最も確実で身近なオフラインでのメール確認手段は、実はプリントアウトであるという点も見落としがち。
GmailとGoogleツールバーを連動させる
Googleツールバーは、Googleのホームページからダウンロード。インストールは簡単で、［ツールバーをダウンロード］をクリックするだけ。インストールすると Google検索窓がブラウザに追加されるのは広く知られているが、それだけではない。Gmailの受信トレイをいつでも開けるようになり、新書もツールバーに配置されたGmailアイコンを見れば瞬時にわかる。Gmailユーザーは、是非ツールバーをダウンロードして、より便利に利用したい。
カスタムボタンが追加できる
Googleのボタンギャラリーにアクセスしてみても、残念ながら日本語サイトがほとんど紹介されていない。しかし、国内のWebサイトでも、カスタムボタンに対応したサイトは少しずつ増えている。設置された追加バナーをクリックしてボタンを追加すると、Googleールバーから最新のITニュースインデックスが読めるようになる。重要なニュースはすぐにGmailのボタンを押してコピーすれば手早くメモも取る。
トップページでメールチェックと情報収集
メールカウント持っているユーザーGoogleのトップページは、ユーザーの好みに自由なカスタマイズが行える。カスタマイズの仕方は簡単だ。Google のトップページで、い－ソナライズドホームをクリック。パーソナライズドホームには、すでにいくつかのニューストピックが公開されているかもしれない。さらに、これを自分の好み編集したいのなら、［コンテンツを追加］をクリックする。クリックすると表示されるコンテンツ一覧の中から自分の好きなものを選ぷ。「今すぐ追加クリッククすれば、それが自分のブラウザのパーソナライズドホームに次回から反映される。
「ホームページにコンテンツを追加」の一覧から、各分野のニューストピックスを集めて一覧することも可能だし、時計やカレンダー、さらに本日のテレビ欄といったものまで追加できるのだ。Google をブラウザのホームページに設定している人は多いと思うが、このパーソラナイズ機能を使うと、自分の必要な情報を、より短時間で的確に入手することができるの。メールで人に伝えたくなる情報や、あるいはメールの返信を補強できるような情報はここから探せばよい。
